Istituito nel 2008, l’Ufficio rappresenta una novità significativa dell’ultimo  Regolamento della Direzione dei Musei. Sebbene le funzioni siano di tipo tecnico-scientifico, il nome scelto per la nuova struttura vuole costituire un chiaro richiamo alla tradizione manutentiva vaticana.  Il suo probabile precursore, l’Ufficio del Mundator, fu istituito nel 1543 da Paolo III Farnese con il compito di provvedere alla spolveratura periodica della Cappella Sistina e di altri ambienti dei Palazzi Apostolici (…bene mundare et tenere mundatas ac a pluriuso et aliis immundatiis etiam ex fumo luminarium…). L’incarico fu affidato a Francesco Amadori detto l’Urbino, discepolo di Michelangelo, meno di due anni dopo la conclusione del Giudizio universale. Non si trattava dunque di riparare i danni già occorsi alle pitture, ma di operare a scopo puramente preventivo.
Le buone pratiche di manutenzione sono sempre esistite e con esse la consapevolezza che la cura minuziosa costante del patrimonio è condizione necessaria alla sua stessa sopravvivenza. Oggi, nella cultura dei Musei Vaticani, meta di milioni di visitatori ogni anno, appare sempre più necessario riuscire a svolgere queste attività con la  migliore possibile sinergia, potendo contare su protocolli scientifici testati e personale correttamente formato.
Il “modello di conservazione sostenibile” in opera da alcuni anni prevede accanto all’intervento di restauro – per sua natura selettivo e rivolto alle singole opere – una robusta strategia di supporto costituita da pratiche coerenti, coordinate e programmate di manutenzione ordinaria e straordinaria dell’intero patrimonio.