Das Ausstellungsbüro wurde 1997 als eigenständige Abteilung gegründet, mit dem Ziel, zwei unterschiedliche Aufgabenbereiche zu betreuen. Einerseits kümmert es sich um die reguläre Verwaltung der Leihgaben von Kunstwerken der Vatikanischen Museen, die für temporäre Ausstellungen weltweit zur Verfügung gestellt werden. Andererseits organisiert es Ausstellungen mit Werken der Museen im Vatikan oder im Ausland.

Die Betreuung der Leihgaben erfordert eine kontinuierliche Abstimmung mit externen Partnern (anfragenden Institutionen und Museen, Versicherungen, Transport- und Verpackungsfirmen, Zollbehörden usw.) – und auch mit internen Stellen des Vatikans und der Museen (Rechtsabteilung, Restauratoren, Kuratoren, Konservatoren, Logistik, Verwaltung, Archive, Fotodienste, Aufsicht usw.). Aufgabe des Büros ist die übergreifende Koordinierung all dieser Tätigkeiten. Zu den im Vatikan organisierten Ausstellungen zählen jene, die bis 2010 im Mehrzwecksaal und bis 2019 im Braccio di Carlo Magno stattfanden. Bis vor einigen Jahren war das Büro zudem maßgeblich an der Organisation zahlreicher temporärer Ausstellungen mit Werken der Museen in Italien und im Ausland beteiligt – zuletzt 2016 in Moskau.

Seit 2017 wird eine Reihe kleiner Ausstellungen unter dem Titel „Museums at Work“ gezeigt, die in Saal XVII der Vatikanischen Pinakothek eingerichtet werden und inzwischen ihre 25. Ausgabe erreicht haben. Ziel dieser Reihe ist es, den Besuchern die Ergebnisse der täglichen Arbeit der Abteilungen und Werkstätten näherzubringen – darunter restaurierte Werke, Leihgaben, Neuerwerbungen oder Werke aus dem Depot. Es handelt sich um Ausstellungen im Kleinformat, mit einer begrenzten Zahl von Objekten, die von einem umfangreichen didaktischen Begleitmaterial unterstützt werden, um dem Publikum eine weniger hastige, dafür aber gründlichere und bewusstere Besichtigung der Werke zu ermöglichen. Ab 2025 wurde der für diese Reihe vorgesehene Raum aufgrund des großen Erfolgs durch die Nutzung des angrenzenden Saals XVIII verdoppelt.

Der Museumspol des Päpstlichen Palastes von Castel Gandolfo hat in seinen Räumlichkeiten ein Programm für temporäre Ausstellungen gestartet. So wurde eine Dauerausstellung eingerichtet, die der Aufnahme von Kriegsflüchtlingen im Jahr 1944 gewidmet ist. Danach wurden auch drei wertvolle Wandteppiche gezeigt, die Raffael für die Sixtinische Kapelle entworfen hat. Es wurde auch ein neuer Raum für thematische Ausstellungen geschaffen, wodurch das Ausstellungsangebot dieser renommierten Einrichtung erweitert werden konnte.